Geltungsbereich

StoneAge IT GmbH bietet das System VMSYS (nachfolgend «Softwarelösung» genannt) für Verkehrsmediziner (nachfolgend «Fachperson» genannt) an. Durch die Registrierung bei der Softwarelösung akzeptiert die Fachperson diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB"). Diese AGB regeln das Vertragsverhältnis zwischen dem Unternehmen StoneAge IT GmbH, Stationsstrasse 1, 8442 Hettlingen (nachfolgend «Anbieter» genannt) und den Verkehrsmedizinern bezogen auf die Nutzung der Softwarelösung.

Leistungsumfang

Die Softwarelösung basiert auf einem kontinuierlichen Weiterentwicklungsmodell (Continuos Evolution Model). Die Software biete folgende Funktionen:

• Erfassung von Probandendaten

• Falldokumentation und Dokumentenupload bis 500 MB pro Dokument (bei hoher Nutzung von über 20 GB Speicherplatz können zusätzliche Kosten entstehen)

• Erfassung von eigenen Positionen und Leistungen für die Rechnungsstellung

• Erstellung von QR-Rechnungen (Debitorenrechnungen)

• Automatische MWST-Berechnung

• MWST-Export für Weiterverarbeitung Buchhaltungssoftware

• Automatisierte Dokumentenerzeugung für Probanden und Strassenverkehrsämter.

• SSL-Verschlüsselung

• Dashboard (Übersicht)

Registrierung

Der Anbieter eröffnet für jede Fachperson bzw. Praxisgemeinschaft eine eigene Datenbank. Der Zugang erfolgt mit einem Benutzerkonto, der mit einer E-Mail-Adresse verbunden ist. Das Benutzerkonto ist Passwort geschützt und es wird zusätzlich eine 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) verstärkt. Eine 2FA Funktion wird zur Erhöhung der Datensicherheit aktiviert. Die Fachperson sichert zu, dass alle im Rahmen der Registrierung angegebenen Daten richtig sind. Die Registrierung unter falschem Namen ist nicht gestattet. Im Falle von falschen oder fiktiven Angaben kann der Anbieter das Konto ohne weiteres deaktivieren oder löschen. Die Fachperson verpflichtet sich, Adressänderungen (Postadresse sowie E-Mail-Adressen) in der Softwarelösung unverzüglich zu aktualisieren. Der Anbieter darf von der Aktualität der jeweiligen Angaben ausgehen. Der Anbieter erstellt bei der Registrierung ein persönliches Passwort zu, welches aus mindestens 12 Zeichen besteht. Sichere Passwörter beinhalten neben Gross- und Kleinbuchstaben auch Ziffern und Sonderzeichen und dürfen keinen Bezug auf persönliche Daten haben. Jede Fachperson definiert und wartet ihr Passwort selbständig und ist zuständig für die Sicherheit desselben. Der Anbieter hat keinen Zugriff auf die Passwörter der Fachpersonen. Passwörter können automatisch zurückgesetzt werden. Auf Wunsch kann der Support ein neue Passwort zustellen.

Nutzungsrecht

Im Rahmen und für die Dauer des Abonnements wird der Fachperson gegen Zahlung des vereinbarten Entgelts das persönliche, nicht ausschliessliche und nicht übertragbare Recht eingeräumt, die Softwarelösung in der aktuellsten Version über das Internet zu nutzen. Die Testphase ist kostenlos.

Kostenlose Testphase

Die Testphase beginnt mit der Registrierung durch die Fachperson unter vmsys.ch. Der Support stellt innerhalb von 2 Stunden eine Testversion zur Verfügung. Danach kann die Fachperson die Softwarelösung während 60 Kalendertagen eingeschränkt (ohne eigenen Logos in den Dokumenten) und kostenlos nutzen. Die Fachperson erhält gegen Ende der Testphase in der Softwarelösung oder per E-Mail die Information, ein kostenpflichtiges Abonnement abzuschliessen oder aber den Anbieter schriftlich zu beauftragen, das Konto nach Ablauf der Testphase zu löschen. Die Löschung des Kontos wird der Fachperson via E-Mail durch den Anbieter rückbestätigt. Ohne Reaktion der Fachperson bleibt das Konto bestehen, kann aber nicht mehr aktiv benutzt werden. Nach Ablauf eines (1) Jahres ohne Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements darf der Anbieter das Konto inkl. aller Daten ohne vorgängige Ankündigung löschen.

Schutz und Eigentum

Der Anbieter vertreibt die Softwarelösung und verfügt über sämtliche dazu benötigten Lizenz- und Vertriebsrechte. Das Eigentum der Softwarelösung sowie sämtliche Schutzrechte an Gütern und Werken liegen beim Anbieter. Abänderungen, Weiterentwicklungen der Softwarelösung oder die Weitergabe der Softwarelösung an Dritte durch die Fachperson sind nicht zulässig. Die Fachperson verpflichtet sich, den Anbieter für allfällige Schäden einschliesslich aller Ansprüche Dritter, die auf den von ihr gespeicherten Daten beruhen, freizustellen. Die Fachperson verpflichtet sich, dem Anbieter sämtliche Kosten zu ersetzen, die dem Anbieter wegen möglicher Rechtsverletzungen durch die Fachperson entstehen.

Pflichten der Fachperson

Die Zugangsdaten zur Softwarelösung sind für jeden Benutzer persönlich und die Fachperson bzw. Praxisgemeinschaft verpflichtet sich, diese geheim zu halten und alle Massnahmen zu treffen, um diese vor dem Zugriff durch Dritte zu schützen.

Die Softwarelösung ist für die Benutzung durch Fachpersonen in den Bereichen Verkehrsmedizin und Rechtsmedizin bestimmt. Mit Registrierung bestätigt die Fachperson, dieser Gruppe anzugehören. Die korrekte Anwendung der Softwarelösung wie auch allfälliger MWST Bestimmungen liegt in der Verantwortung der Fachperson. 

Die Fachperson verpflichtet sich ausserdem, ausschliesslich die eigene offizielle MWST-Identifikationsnummer zu benutzen und die Rechnungsfunktion nur für die eigene Unternehmung zu verwenden. Zudem verpflichtet sich die Fachperson sich ebenso, bei der Eingabe der Daten und Informationen in die Softwarelösung Sorge zu tragen, und sie ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der mittels der Praxissoftware erfassten Daten alleine verantwortlich. Die Fachperson verpflichtet sich, die Softwarelösung nur zu den in diesen AGB definierten Zwecken zu nutzen, sich nicht missbräuchlich zu verhalten und keine strafbaren oder rechtswidrigen Inhalte jeglicher Art in der Softwarelösung zu speichern, über diese zu verbreiten oder zugänglich zu machen. Der Anbieter ist berechtigt, bei pflichtwidrigem Verhalten der Fachperson ohne weiteres deren Konto zu sperren und/oder zu löschen.

Support

Zur Unterstützung bei Fragen zur Verwendung der Softwarelösung oder technischen Problemen stellt der Anbieter den Fachpersonen eine Supportorganisation zur Verfügung. Supportanfragen können beispielsweise über E-Mail (info@stoneageit.ch) oder die telefonische Hotline des Anbieters eingereicht werden. Die Kontaktinformationen sind in der Softwarelösung oder auf der Website www.vmsys.ch ersichtlich. Vorbehältlich anderweitiger Vereinbarungen sind Supportleistungen kostenlos.

Datenhaltung

Der Anbieter stellt im Rahmen laufender Abonnements sicher, dass die Daten über zehn Jahre gespeichert werden. Der Anbieter veranlasst ausserdem, dass täglich Sicherungen der Daten der Fachperson erstellt werden. Die Fachperson ist Eigentümerin und Alleinberechtigte der Daten, die sie in der Softwarelösung erfasst hat oder die generiert wurden. Die Fachperson hat während der Laufzeit die Möglichkeit, ihre wesentlichen Daten – insbesondere Probandendaten und Rechnungen – zu exportieren. Nach Beendigung des Abonnements ist der Anbieter nicht mehr verpflichtet, die Daten der Fachperson bei sich zu speichern.

Datenschutz, Datensicherheit und Marketing

Der Anbieter und die Fachperson verpflichten sich, die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Sämtliche Personendaten werden durch den Anbieter einzig zum Zweck der Leistungserbringung inkl. des Supports sowie der Wartung und Weiterentwicklung der Softwarelösung bearbeitet und werden nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben.

Mitarbeitende des Anbieters und der Fachperson sowie allfällige von ihnen eingesetzte Dritte, die Kenntnis über die bearbeiteten Personendaten haben, sind zur Vertraulichkeit zu verpflichten und über Datenschutzpflichten aufzuklären. Die Vertraulichkeitsverpflichtung erstreckt sich ferner auf alle nicht allgemein bekannten Unterlagen und Informationen, die sich auf die geschäftliche Sphäre der jeweilig anderen Partei beziehen und ihnen bei der Vorbereitung und Durchführung dieses Vertrages zugänglich werden. 

Der Anbieter und die Fachperson treffen alle geeigneten technischen und organisatorischen Massnahmen zur angemessenen Sicherung der bearbeiteten Personendaten vor Missbrauch, unberechtigter Offenlegung und Verlust, die den anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechen, und halten diese für die Dauer der Bearbeitung der Personendaten aufrecht. 

Soweit der Anbieter im Rahmen der Leistungserbringung Personendaten im Auftrag der Fachperson bearbeitet («Auftragsdatenbearbeitung»), wird ergänzend zu den vorliegenden Bestimmungen der Auftragsbearbeitungsvertrag des Anbieters miteinbezogen, bzw. ist er als integraler Bestandteil dieser AGB des Anbieters anzusehen. 

Der Anbieter verpflichtet sich, dass die Daten der Fachperson nicht für Marketingzwecke ausgewertet werden. Die Fachperson erklärt sich hingegen bereit, einen Newsletter des Anbieters zu erhalten, von dem sie sich jedoch auf Wunsch abmelden kann. 

Weitere Informationen zum Datenschutz und zur Bearbeitung von Personendaten der Fachperson können der Datenschutzerklärung des Anbieters entnommen werden. Diese sind abrufbar über den Link https://www.stoneageit.ch/datenschutz

Preise und Abonnemente

In einer ersten, auf www.vmsys.ch definierten Testphase ist die Nutzung der Softwarelösung kostenlos. Nach Ende der Testphase kann die Fachperson ein kostenpflichtiges Abonnement auf unbestimmte Zeit abschliessen. Die aktuellen Preise für die Benutzung der Praxissoftware sind auf www.vmsys.ch ersichtlich. Die Einrichtungsgebühr wird nach Vertragsabschluss fällig. Für die Nutzung des Systems wird pro Benutzer eine monatliche Gebühr erhoben. Für die Weiterentwicklung und Nutzung sind 2 % des generierten Umsatzes zu entrichten. Die Laufzeit ist unbefristet und beträgt mindestens 12 Monate. Die Verrechnung der Nutzer und des Umsatzes wird immer zu Beginn jedes Monats verrechnet. Die Bezahlung erfolgt per Direktüberweisung (bezahlt mit Zahlungseingang auf dem Konto des Anbieters).

Kündigung

Die Fachperson kann ihr Abonnement jederzeit auf Ende des laufenden Jahres kündigen, wobei die Laufzeit mindestens 12 Monate beträgt. Die Kündigung muss durch die Fachperson (Eigentümerin des Kontos) via E-Mail an info@stoneageit.ch erfolgen. Bezüglich der Löschung von Daten bei Kündigung siehe Datenhaltung. 

Der Anbieter kann ohne Angabe von Gründen die Nutzung während der Testphase auf Ende der Testphase und Abonnemente jederzeit auf Ende eines Monats kündigen. Zudem kann der Anbieter aus wichtigen Gründen, insbesondere bei Verstössen der Fachperson gegen vertragliche Pflichten, Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften durch die Fachperson oder bei Zahlungsverzug nach Abmahnung jederzeit und ohne weiteres fristlos kündigen.

Gewährleistung

Der Anbieter ist für einen ordnungsgemässen Betrieb der Softwarelösung bemüht. Updates werden nach Möglichkeit ausserhalb der regulären Bürozeiten vorgenommen. Aus nicht beeinflussbaren Gründen des Anbieters kann es zu einer Störung der Verfügbarkeit der Softwarelösung kommen. Der Anbieter bemüht sich im Rahmen seiner Möglichkeiten, die Verfügbarkeit so rasch wie möglich wiederherzustellen. Der Anbieter leistet keine Gewähr dafür, dass die Softwarelösung ununterbrochen und fehlerfrei eingesetzt werden kann. Von der Gewährleistung ausgeschlossen sind insbesondere: Behebung von Störungen, welche durch Eingriffe von nicht autorisierten Personen verursacht werden; Schäden infolge unsachgemässer Bedienung; Elementarschäden und Folgen von Stromausfällen; Störungen, welche auf Fehler von Hardware oder Software von Drittlieferanten zurückzuführen sind. Jede weitere Gewährleistung aus oder im Zusammenhang mit dem Gebrauch der Softwarelösung ist, soweit gesetzlich zulässig, wegbedungen.

Haftung

Der Anbieter haftet der Fachperson ausschliesslich für vorsätzlich oder grob fahrlässig zugefügte direkte Schäden im nachgewiesenen Umfang. Eine weitergehende Haftung besteht nicht. Die Fachperson ist alleine für Inhalte und Daten, die sie auf der Softwarelösung speichert, verantwortlich. Der Anbieter haftet nicht für solche Inhalte und Daten. Der Anbieter übernimmt insbesondere keine Haftung für Schäden aufgrund missbräuchlicher Nutzung der Praxissoftware bzw. dem Internet durch Dritte (z.B. Computerviren). Führen Fehler an der Softwarelösung zu Fehlern an Daten der Fachperson, schliesst der Anbieter die Haftung im gesetzlich zulässigen Rahmen aus. 

Der Anbieter ist zur sofortigen Sperre des Kontos der Fachperson befugt, wenn der begründete Verdacht von rechtswidrig gespeicherten Daten und/oder die Verletzung der Rechte Dritter besteht. Ein begründeter Verdacht liegt insbesondere dann vor, wenn Gerichte, Behörden und/oder sonstige Dritte den Anbieter davon in Kenntnis setzen. Der Anbieter hat die Fachperson von der Sperre und dem Grund dafür unverzüglich zu verständigen. Die Sperre ist aufzuheben, sobald der Verdacht vollumfänglich entkräftet ist.

Schlussbestimmungen

Sämtliche Mitteilungen sind schriftlich an die in der Softwarelösung registrierte E-Mail-Adresse der Fachperson bzw. an die auf der Homepage des Anbieters angegebene Adresse zu richten. Gesendete Mitteilungen vom Anbieter an die durch die Fachperson erfasste E-Mail-Adresse der Fachperson gelten in jedem Fall als schriftliche Mitteilung und mit deren Absendung als erfolgt und zugestellt. Jegliche Vereinbarungen zwischen dem Anbieter und der Fachperson bedürfen der Schriftform. 

Sollten einzelne Regelungen dieser AGB nichtig oder unwirksam sein, bleiben die übrigen Regelungen dadurch unberührt. 

Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese AGB zu ändern. Änderungen werden der Fachperson spätestens eine Woche vor Inkrafttreten elektronisch in der Softwarelösung bekannt gegeben. Durch die Weiterbenutzung der Softwarelösung nach Inkrafttreten der geänderten AGB, ohne Wahrnehmung des Kündigungsrechts durch die Fachperson, erklärt sich die Fachperson mit den geänderten AGB einverstanden.

Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Das Verhältnis zwischen dem Anbieter und der Fachperson sowie diese AGB und alles was damit und mit der Nutzung der Softwarelösung zusammenhängt steht unter schweizerischen Recht. Das UN-Kaufrecht (auch «Wiener Kaufrecht») wird ausgeschlossen. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist der Sitz des Anbieters.